Contract for delivery, operation, maintenance, support and further development of an internet-based booking system for the Danish Defence Pool Vehicles

Original lot title

Udbud af kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer

Original TED description

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (”FMI) ønsker at indgå en kontrakt vedrørende levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af et internetbaseret bookingsystem til Forsvarets Puljekøretøjer. Det eksisterende system ønskes erstattet af en mere moderne, driftssikker og brugervenlig løsning, der understøtter effektiv booking, udlån og returnering af puljekøretøjer samt giver FMI adgang til relevante drifts- og administrationsdata. Formålet med kontrakten er at sikre Forsvaret en samlet løsning, der med et minimum af ressourceforbrug fra FMI muliggør en sikker, fleksibel og effektiv forvaltning af puljekøretøjer på tværs af organisationen. Løsningen skal understøtte både åbne og lukkede køretøjspuljer, kunne håndtere et stort antal brugere og køretøjer samt bidrage til høj tilgængelighed og kontinuitet i Forsvarets transportløsninger. Kontrakten omfatter leverandørens levering, drift, vedligeholdelse, support og videreudvikling af det samlede system, herunder såvel applikationen som den dertil nødvendige infrastruktur, til brug for Forsvarets puljekøretøjer samt levering, installation og drift af elektronisk delebiludstyr i køretøjerne. Kontrakten inkluderer en opstartsperiode bestående af en udviklingsperiode og en implementeringsperiode, hvor systemet tilpasses, udvikles og idriftsættes i overensstemmelse med FMI’s krav. Leverandøren er ansvarlig for levering af applikationen samt for den dertil nødvendige infrastruktur, herunder hosting af systemet på servere beliggende i Danmark. Systemet leveres som en internetbaseret løsning (SaaS), og leverandøren er ansvarlig for al drift af den bagvedliggende infrastruktur. Leverandøren er ansvarlig for integration af eksisterende data om brugere, puljer, puljekøretøjer og bookinger samt for eventuel genanvendelse af allerede installeret elektronisk delebiludstyr. Systemet skal understøtte selvbetjent adgang for brugere, omfattende administrations- og rapporteringsfunktioner for FMI samt teknisk support og døgnbemandet helpdesk. Kontrakten løber i 72 måneder fra underskrift. Kontrakten kan forlænges på samme vilkår med op til 2 gange 24 måneder. Det er et krav, at udviklingsperioden maksimalt må have en varighed på 6 måneder samt, at implementeringsperioden maksimalt må have en varighed på 6 måneder. Det nuværende system håndterer ca. 25.000 Brugere og 2.800 Puljekøretøjer. I kontraktperioden forventes løsningen som udgangspunkt at skulle kunne håndtere op til ca. 5.000 Puljekøretøjer. Henset til den usikre internationale sikkerhedspolitiske situation har Forsvaret imidlertid behov for en option på at kunne skalere løsningen, således at Applikationen og den tilhørende infrastruktur efter Kundens anmodning kan udbygges til at håndtere op mod 10.000 Puljekøretøjer uden forringelse af funktionalitet, svartider, tilgængelighed eller de øvrige i kontrakten fastsatte krav og servicemål. Herudover omfatter kontrakten en option vedrørende valg af adgangsteknologi til Puljekøretøjerne, hvorefter Kunden i stedet for at anvende Forsvarets eksisterende adgangsbærere (RFID mv.) kan vælge et adgangs- og låsesystem leveret af Leverandøren på de i kravspecifikationen og kontrakten fastsatte vilkår.