Software broker services

Wens van Opdrachtgever De provincie wenst gedurende de looptijd van de Overeenkomst een professionele, proactieve en ontzorgende dienstverlening ten aanzien van softwareleveringen, licentiebeheer en advisering. Hierbij acht de provincie het van belang dat Inschrijver aantoonbaar meerwaarde biedt bij zowel operationele dienstverlening als advisering rondom software- en licentievraagstukken. De provincie verwacht in het bijzonder dat: • Het offerteproces efficiënt, zorgvuldig en transparant verloopt, waarbij aanvragen eenvoudig kunnen worden ingediend, ontbrekende informatie tijdig wordt gesignaleerd en uitgevraagd, offertes snel beschikbaar zijn en inhoudelijk duidelijk, specifiek en passend zijn opgesteld

• Inschrijver proactief signaleert en adviseert over verlengingen, opzegtermijnen, contractuele verplichtingen en relevante markt- en productontwikkelingen

• Inschrijver actief adviseert over optimale inzet, uitbreiding en rationalisatie van licenties, waaronder additionele licentiebehoeften en mogelijke optimalisaties passend bij de actuele en toekomstige behoefte van de provincie

• De provincie zoveel mogelijk wordt ontzorgd door een gestructureerde dienstverlening, duidelijke communicatie, adequate ondersteuning en inzet van deskundige medewerkers

• Inschrijver beschikt over actuele marktkennis en in staat is de provincie te adviseren over beschikbare producten, onderlinge verschillen tussen softwareoplossingen, toekomstige ontwikkelingen, mogelijke koppelingen en toepassingsmogelijkheden. Vraag aan de inschrijver Beschrijf hoe u gedurende de looptijd van de Overeenkomst invulling geeft aan de onderstaande onderdelen: a. het offerteproces in algemene zin

b. de dienstverlening ten aanzien van Microsoft-producten en -licenties

c. de dienstverlening ten aanzien van overige software en licenties. Ga hierbij in ieder geval in op: • Bovengenoemde verwachtingen

• De werkwijze en processen

• De mate van pro activiteit

• De wijze van communicatie en escalatie

• De wijze waarop u Opdrachtgever ontzorgt

• De inzet van expertise en ondersteuning

• De wijze waarop u risico’s, verlengingen en optimalisaties tijdig signaleert. Inschrijver dient zijn beschrijving concreet, praktisch en toetsbaar uit te werken en daarbij duidelijk aan te geven op welke wijze de dienstverlening aansluit op de behoeften van de provincie en meerwaarde biedt gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Voor dit onderdeel mag Inschrijver maximaal 4 pagina’s A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief titelpagina en inhoudsopgave. De maximale score/korting die aan dit onderdeel kan worden toegekend is opgenomen in paragraaf 5.1. Beoordelingskader De beoordeling vindt plaats op basis van de mate waarin de inschrijving aannemelijk maakt dat Inschrijver Opdrachtgever effectief, proactief en kwalitatief hoogwaardig kan ondersteunen gedurende de looptijd van de raamovereenkomst. Bij de beoordeling wordt onder meer gelet op: • De mate waarin het beschrevene in lijn is met de geformuleerde verwachtingen

• De concreetheid, volledigheid en uitvoerbaarheid van de beschreven dienstverlening

• De efficiëntie en zorgvuldigheid van het offerteproces

• De mate van proactieve signalering en advisering

• De kwaliteit van het licentiebeheer en optimalisatieadvies

• De mate waarin Opdrachtgever wordt ontzorgd

• De duidelijkheid van rollen, verantwoordelijkheden en communicatie

• De aansluiting van de dienstverlening op de behoeften van Opdrachtgever.

De Opdrachtgever verwacht ten aanzien van dit onderdeel, aanvullend op de reeds geformuleerde doelstellingen en eisen, een uitwerking van de volgende aspecten: • Een adequate samenstelling van het accountteam, met aantoonbare bevoegdheden en capaciteiten om de transitie en implementatie voor de opdrachtgever succesvol te realiseren

• Een concreet en realistisch plan inclusief planning, waaruit blijkt dat de inschrijver inzicht heeft in alle benodigde activiteiten voor zowel de overdracht als de implementatie van het portaal. Dit omvat tevens de identificatie van benodigde resources, zodat de haalbaarheid van de planning binnen de gestelde doorlooptijd wordt aangetoond

• Inzicht in de benodigde inzet vanuit de opdrachtgever, zodat deze tijdig kan worden georganiseerd en aansluit bij de beoogde taak- en verantwoordelijkheidsverdeling tussen opdrachtnemer en opdrachtgever. Inschrijver wordt verzocht zijn aanpak voor dit onderdeel zo concreet en uitvoerig mogelijk te beschrijven. Daarbij dient in ieder geval aandacht te worden besteed aan de volgende elementen: a. 1. Implementatieaanpak Beschrijf een gestructureerd stappenplan met bijbehorende mijlpalen en deliverables. Onderdeel hiervan zijn ten minste: • De kick-off en projectstart

• Het inrichten van het portaal

• Het inrichten van het bestelproces en autorisatiestructuur

• De instructie en training van gebruikers

• De doorlooptijd tot het moment waarop bestellingen kunnen worden geplaatst

• De inrichting van de administratieve borging en beheersprocessen. a. 2. Accountteam Geef inzicht in de samenstelling van het accountteam, inclusief: • Rollen en verantwoordelijkheden

• Eventuele back-up-structuur voor continuïteit

• Wijze van communicatie en overlegstructuur met de opdrachtgever. a. 3. Overname van de actuele licentieportefeuille Beschrijf hoe de overname van de bestaande licentieportefeuille van de huidige leverancier wordt uitgevoerd, inclusief • Benodigde gegevens en informatie

• Het stappenplan voor overdracht

• De beoogde en realistische doorlooptijd. b. Benodigde inzet opdrachtgever Maak expliciet welke rollen, verantwoordelijkheden en capaciteit vanuit de Opdrachtgever benodigd zijn, inclusief een indicatie van het tijdsbeslag per rol. Geef hierbij duidelijk aan hoe deze inzet aansluit op de samenwerking en taakverdeling met de Opdrachtnemer. Indieningsvereiste Voor dit onderdeel geldt een maximale omvang van 6 A4-pagina’s (enkelzijdig), exclusief titelpagina en inhoudsopgave. Beoordeling De maximaal toe te kennen korting voor dit onderdeel is opgenomen in de tabel onder paragraaf 5.1. Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is als volgt: Ref. Aspect Rel.Gewicht Max.Korting 2.a Beschrijving implementatie 70% € 2.016.000 2.b Benodigde inzet Opdrachtgever 30% € 864.000 Totaal 100% € 2.880.000 Het aantal punten dat maximaal aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel hierboven onder 5.1. Ingeval Inschrijver de zittende leverancier is, dient alsnog een beschrijving van de “Aanpak voor overname en inrichting” ingediend te worden, uitgaande van de fictieve situatie dat Inschrijver de dienstverlening van een andere softwarebroker gaat overnemen.

Opdrachtgever verwacht ten aanzien van dit onderdeel, in aanvulling op de geformuleerde doelstellingen en eisen: • Een adequate signalering omtrent benodigde acties ten aanzien van verlenging, opzegging en verandering van gebruiksrechten. • Goed geïnformeerd te worden zonder overladen te worden bijvoorbeeld omtrent wijzigende licentievoorwaarden of nieuwe mogelijkheden. • Gemakkelijk inzicht in verkregen licenties, soort, aantal, looptijd, voorwaarden, verlengingsopties, opzegmomenten Inschrijver wordt uitgenodigd zijn aanpak op dit onderdeel zo concreet mogelijk uiteen te zetten, waarbij ten minste moet worden ingegaan op de volgende punten: a. Beschrijving portaal en functionaliteiten Geef een gedetailleerde beschrijving van het aangeboden portaal, inclusief ten minste: • De wijze waarop licentiegegevens worden geregistreerd, beheerd en inzichtelijk gemaakt

• Dashboards of rapportage mogelijkheden voor contract- en licentiebeheer

• Functionaliteiten voor signalering en notificaties

• Mate van zelfredzaamheid voor Opdrachtgever binnen het portaal. b. Informatievoorziening richting opdrachtgever Beschrijf op welke wijze inschrijver opdrachtgever proactief informeert over: • Aflopende licenties

• Verlengings- en opzegmomenten

• Wijzigingen in licentievoorwaarden

• Relevante markt- of productontwikkelingen. Geef hierbij aan op welke wijze wordt geborgd dat de informatievoorziening actueel, relevant en niet-overbelastend is ingericht. c. Overige relevante informatievoorziening Beschrijf welke aanvullende informatie beschikbaar wordt gesteld via het portaal of andere communicatiekanalen, zoals bijvoorbeeld: • Gebruiks- en verbruiksgegevens

• Kostenoverzichten en budgetrapportages

• Contractstatusinformatie

• Optimalisatie- en besparingsmogelijkheden

• Historische gegevens en trends. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 bladzijden A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief titelpagina en inhoudsopgave.

Opdrachtgever wenst ondersteuning bij het uitvoeren van marktverkenningen en inkooptrajecten binnen het domein van IT- en/of softwareoplossingen. Hierbij gaat het zowel om het verkrijgen van inzicht in beschikbare oplossingen in de markt als om het begeleiden van minicompetities. Doel is het komen tot een onderbouwde, transparante en doelmatige keuze voor passende leveranciers en producten. Opdrachtgever verzoekt Inschrijver om zijn aanpak te beschrijven voor de volgende onderdelen: • Het uitvoeren van een marktverkenning op basis van een functionele beschrijving van de behoefte, inclusief het identificeren van mogelijke leveranciers en/of producten

• Het geven van een indicatie van de bandbreedte van de bijbehorende kosten (ballpark pricing)

• Het opzetten, begeleiden en uitvoeren van minicompetities, waarbij wordt gewerkt conform de uitgangspunten van een meervoudig onderhandse aanbesteding

• De wijze van ondersteuning aan Opdrachtgever bij scopebepaling en het opstellen van eisen en wensen. • De wijze waarop beschikbare producten, onderlinge verschillen tussen softwareoplossingen en toekomstige ontwikkelingen inzichtelijk worden gemaakt

• Het leveren van inhoudelijke advisering aan Opdrachtgever ten aanzien van de te maken keuzes, inclusief motivering en transparantie van belangen. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 bladzijden A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief titelpagina en inhoudsopgave. De maximale korting die aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel onder 5.1.

Opdrachtgever wenst de meest gunstige prijzen te krijgen voor de licenties onder de best passende licentiemodellen, -termijnen en licentie- en gebruiksvoorwaarden. Inschrijver beschrijft zo concreet mogelijk op welke wijze hij ervoor zorgt dat de prijzen en condities voor de levering van gebruiksrechten onder de Overeenkomst zo gunstig mogelijk zijn en gaat tenminste in op: • Wijze waarop Inschrijver standaard en/ of via special bids voor software voor Aanbestedende dienst en/of in een groter verband, bijvoorbeeld voor meerdere lokale overheden, aanspraak maakt op de laagst mogelijke inkoopprijzen

• Wijze waarop Inschrijver de marktconformiteit van de aangeboden prijzen gedurende de looptijd kan en zal aantonen

• Maatregelen die genomen worden om Aanbestedende dienst zo gunstig mogelijke condities te bieden. Voor dit onderdeel kan Inschrijver maximaal 4 bladzijden A4 (enkelzijdig) gebruiken, exclusief titelpagina en inhoudsopgave. De maximale korting die aan de Inschrijving kan worden toegekend voor dit onderdeel is weergegeven in de tabel onder 5.1.

Inschrijvers dienen het bijgevoegde Bijlage 11 Format prijzenblad volledig in te vullen en in TenderNed te uploaden als .xls(x)- en .pdf-bestand. Voor cellen die betrekking hebben op prijzen, tarieven of percentages/eenheden is het enkel toegestaan om bedragen of getallen gelijk aan 0 (nul) in te vullen. De prijsopgave dient in Euro’s (€) (ten hoogste twee (2) decimalen achter de komma) en exclusief btw te geschieden. Het invullen van negatieve bedragen is niet toegestaan. Bij gebreke van invulling van deze cellen wordt automatisch verondersteld dat een bedrag van €0,00 respectievelijk een getal van 0,00 is bedoeld. Voor cellen die betrekking hebben op andersoortige informatie (zoals cellen met toelichtende of administratieve informatie), geldt bij het niet invullen of wijzigen van dit soort cellen in het Format Prijzenblad dat de Aanbestedende dienst over kan gaan tot uitsluiting van de Inschrijving, tenzij de Aanbestede dienst op grond van het bepaalde in paragraaf 3.4 onderdeel 8 ruimte ziet voor herstel. Voor het onderdeel Prijs gelden de volgende plafondbedragen en percentages:  Opslagpercentage Microsoft (tabblad ‘Invulblad 1’, cel C8): maximaal 3,5%

 Opslagpercentage overige software (tabblad ‘Invulblad 1’, cel C9): maximaal 3,5%

 Eenmalige initiële kosten overname & inrichting (tabblad ‘Invulblad 1’, cel C10): maximaal € 10.000 excl. BTW)

 Vaste jaarlijkse vergoeding (tabblad ‘Invulblad 1’, cel C11): maximaal € 12.000 excl. BTW)

 Uurtarief voor advies en mini-competities (tabblad ‘Invulblad 1’, cel C12): maximaal € 125,00 excl. BTW)

 Subtotaal software (tabblad ‘Invulblad 2’, cel C23): maximaal € 480.000 (excl. BTW). Inschrijvingen waarbij de genoemde plafondbedragen of percentages worden overschreden worden uitgesloten van verdere deelname. Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Aanbestedingsstukken zijn prijzen all-in en exclusief btw. Indexering van aangeboden prijzen is wel mogelijk conform het bepaalde in de Overeenkomst. Indexering van (opslag)percentages is niet mogelijk. De ‘vergelijkingsprijs’, welke voor het gunningscriterium Prijs wordt gebruikt, wordt berekend op basis van het in het Prijzenblad opgenomen prijsmodel en wordt weergegeven in tabblad Vergelijkingsprijs’.